Työnhakijoiden yksityisyyden-suojakäytäntö
Olemme tarkkoja työnhakijoidemme tiedoista. Tässä yksityisyydensuojakäytännössä kerromme, miten varmistamme tietojesi luottamuksellisuuden hakiessasi meille töihin.
Alla on ensin lyhyt yhteenveto, jonka jälkeen pääset halutessasi tarkempiin tietoihin (kohdat 1.–10.).
Kysyttävää? Nakkaa meilillä: yksityisyys@rakettitiede.com.
Yhteenveto
Jos olet
hakenut meille töihin työpaikkailmoituksen perusteella,
lähettänyt meille avoimen työhakemuksen tai
tavannut meitä rekrytointitapahtumissa ja antanut tapahtumanjärjestäjälle luvan hakemustietojesi luovuttamiseen meille,
meillä on henkilötietojasi ja käytämme niitä rekrytointitarkoituksiin. Emme mihinkään muuhun (ks. kohdasta 4, mitä tietoja voimme sinusta tallentaa).
Tarvitsemme tietojasi, jotta voimme
löytää tiimiimme parhaat mahdolliset osaajat,
arvioida soveltuvuuttasi työhön ja
tarjota sinulle myöhemmin avoinna olevaa työpaikkaa (suostumuksellasi).
Tietojesi käsittely perustuu oikeutettuun etuumme tai antamaasi suostumukseen (ks. kohdasta 2 tarkemmat tiedot käsittelyn tarkoituksista ja käsittelyperusteista).
Käytämme palveluntarjoajia
hakemusten vastaanottamiseen, yhteydenpitoon ja tietojesi säilyttämiseen:
hakujärjestelmä (Teamtailor),
henkilökohtainen viestintä (Google Gmail, Hubspot) ja
muu infrastruktuuri (Agileday, Google Drive, Slack, Leadoo).
Tietojasi voidaan siirtää EU:n ulkopuolelle (Google, ks. kohdasta 8 tarkemmat tiedot tietojen vastaanottajista ja tietojen siirroista EU:n ulkopuolelle).
Tunne oikeutesi!
Sinä olet tietojesi herra. Sinulla on oikeus
tarkistaa tietosi ja saada virheelliset tiedot oikaistuiksi,
vastustaa tietojesi käsittelyä,
pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä,
peruuttaa meille antamasi suostumus,
pyytää meitä poistamaan tietosi ja
tehdä valitus tietosuojaviranomaisille.
(Ks. kohdasta 5 tarkemmat ohjeet oikeuksiesi käyttämiseen.)
Näin kauan säilytämme tietojasi
Jos vastaat työpaikkailmoitukseemme, säilytämme hakemustietojasi lähtökohtaisesti ainoastaan niin kauan kuin rekrytointi on sinun kohdallasi auki. Luvallasi säilytämme yhteystietojasi pidempään, jotta voimme tiedottaa tulevista työmahdollisuuksista (ks. kohdasta 2 lisää suostumuksesta).
Jos lähetät meille avoimen työhakemuksen, säilytämme hakemusta ja yhteystietojasi lähtökohtaisesti 1 vuoden ajan siltä varalta, että meillä aukeaa sinua kiinnostava paikka. Jos tulet toisiin aatoksiin, voit pyytää meitä poistamaan tietosi koska tahansa (ks. lisää kohdasta 5).
Yksityisyydensuojakäytäntö tarkemmin:
1. Roolimme yksityisyytesi toteutumisessa
Tämä yksityisyydensuojakäytäntö koskee sinua, jos aiot hakea tai olet jo hakenut meille töihin tai jos olemme olleet yhteydessä sinuun saatuamme tietosi esim. erilaisista rekrytapahtumista.
Tässä yksityisyydensuojakäytännössä haluamme tarjota sinulle mahdollisimman selkeän kuvan siitä, miten ja mihin tarkoituksiin käytämme tietojasi – aivan niin kuin haluaisimme itsellemmekin kerrottavan.
Meidän vastuumme
Olemme tietojesi osalta ‘rekisterinpitäjä’. Tämä tarkoittaa, että koska keräämme ja säilytämme tietojasi, olemme myös vastuussa yksityisyytesi suojan toteutumisesta sekä mm. tietojesi turvallisesta säilyttämisestä. Huolehdimme myös parhaamme mukaan, että tallennamme sinusta vain oikeita ja ajantasaisia tietoja.
Sinun vastuusi
Sinun vastuullasi on tutustua tähän yksityisyydensuojakäytäntöön. Saatamme myös päivittää tätä yksityisyydensuojakäytäntöä, jolloin ilmoitamme muutoksista täällä (ks. kohta 10). Tarkistathan aika ajoin ajantasaisen käytäntömme.
Jos sinulla tulee mitä tahansa kysyttävää yksityisyyteesi tai tietojesi käsittelyyn liittyen, olethan rohkeasti yhteydessä: yksityisyys@rakettitiede.com (tarkemmat yhteystiedot täällä).
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Käytämme työnhakijoiden tietoja yhteydenpitoon ja työnhakijaan soveltuvuuden arviointiin. Perusteena on oikeutettu etumme.
Suostumuksellasi keräämme tietoja myös suosittelijoiltasi ja säilytämme tietojasi tuleviin rekrytointitarkoituksiin. Tällöin käsittelyperusteena on suostumuksesi.
Oikeutettu etu
Voimme kerätä ja tallentaa henkilötietojasi ainoastaan, jos käsittelemämme tiedot ja tietojen käyttötavat ovat oikeasuhtaisia niiden käyttötarkoitukseen nähden. Alla on tiivistetysti meidän arviomme tietojen käsittelyn oikeasuhtaisuudesta:
Sinä etsit loistavaa työpaikkaa, ja me etsimme parasta mahdollista työntekijää – intressimme ovat siis yhtenevät. Saat itse valita meille toimittamasi tiedot, emmekä kerää sinua koskevia tietoja ilman lupaasi mistään muualta. Säilytämme yhteystietosi rekrytoinnin päättymisen jälkeen ainoastaan luvallasi.
Pidämme yllä kuvatulla tavalla suorittamaamme tietojen käsittelyä oikeasuhtaisena. Jos olet eri mieltä kanssamme tietojesi käsittelyn oikeasuhtaisuudesta, olethan meihin yhteydessä (ks. myös kohdasta 5 oikeutesi vastustaa tietojesi käsittelyä).
Suostumus
Voit antaa meille luvan säilyttää yhteystietosi kertoaksemme sinulle tulevista työmahdollisuuksista. Kysymme yleensä lupaa joko työhakemusta lähettäessäsi tai rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen.
Jos olet nimennyt suosittelijoita, voimme kysyä lupaasi ottaa heihin yhteyttä. Kysymme lupaasi aina erikseen.
Muista, että voit koska tahansa peruuttaa antamasi suostumuksen ja pyytää meitä poistamaan tietosi (ks. kohta 5).
3. Käsittelyn kesto
Säilytämme työnhakijoidemme tietoja hieman eri ajan riippuen siitä, oletko vastannut työpaikkailmoitukseemme vai lähettänyt meille avoimen työhakemuksen.
Jos vastaat työpaikkailmoitukseemme, säilytämme tietojasi lähtökohtaisesti ainoastaan niin kauan kuin rekrytointi on sinun kohdallasi auki. Tämän jälkeen poistamme automaattisesti sopivuuden arviointiin tarpeelliset hakemustiedot, mutta kysymme lupaasi yhteydenpitoon tarkoitettujen tietojen säilyttämiseen tulevia työmahdollisuuksia varten (1 vuosi). Jos emme saa lupaasi, poistamme myös yhteystietosi. Sähköpostikirjeenvaihtoa tai muuta vastaavaa viestintää säilytämme 2 vuoden ajan, jotta voimme tarvittaessa palata siihen, mitä olemme sopineet ja puhuneet.
Jos lähetät meille avoimen työhakemuksen, säilytämme hakemustasi ja yhteystietojasi lähtökohtaisesti 1 vuoden ajan siltä varalta, että meillä aukeaa sinulle sopiva paikka. Jos tulet toisiin aatoksiin, voit pyytää meitä poistamaan tietosi koska tahansa (ks. kohta 5).
4. Keräämämme tiedot
Saamme sinua koskevat tiedot lähtökohtaisesti sinulta. Näihin tietoihin kuuluvat muun muassa:
nimi (yksilöinti, yhteydenpito),
puhelinnumero (yhteydenpito),
sähköpostiosoite (yhteydenpito),
sähköpostikirjeenvaihto (yhteydenpito, todistelu),
valokuva halutessasi – meille ei ole väliä, miltä näytät, kunhan osaat,
hakukirje (sopivuuden arviointi),
CV (sopivuuden arviointi),
ammatti (sopivuuden arviointi),
työhistoria ja työkokemus (sopivuuden arviointi),
koulutus- ja osaamistiedot (sopivuuden arviointi),
kielitaito (sopivuuden arviointi),
muut oma-aloitteisesti toimittamasi tiedot, kuten harrastukset, järjestötoiminta, kiinnostuksen kohteet jne. (sopivuuden arviointi),
LinkedIn-profiilisi tai vastaavat julkiset lähteet ja niiden sisältämät tiedot luvallasi (sopivuuden arviointi),
suosittelijoiltasi saamamme tiedot luvallasi (sopivuuden arviointi),
työnäyte (sopivuuden arviointi) ja
muistiinpanot työhaastattelusta (sopivuuden arviointi).
5. Oikeutesi
Sinulla on seuraavat tietojasi koskevat oikeudet. Jos haluat käyttää oikeuksiasi, pyydämme lähettämään meille asiasta sähköpostia: yksityisyys@rakettitiede.com
Tarkistus- ja oikaisuoikeus
Sinulla on oikeus tarkistaa tiedot, joita sinusta käsittelemme. Jos et tiedä, käsittelemmekö tietojasi, sinulla on oikeus pyytää meiltä tietoa siitä. Jos havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
Vastustamisoikeus
Sinulla on oikeus henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä erityisellä syyllä milloin tahansa vastustaa oikeutettuun etuumme perustuvaa henkilötietojesi käsittelyä. Tällöin voimme pyynnöstäsi myös rajoittaa tietojesi käsittelyä (ks. alla) siksi aikaa, kunnes saamme asian selvitettyä. Voimme jatkaa tietojesi käsittelyä ainoastaan, jos annat siihen suostumuksesi tai jos meillä on siihen perusteltu syy.
Rajoittamisoikeus
Sinulla on oikeus pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä, jos:
tiedot ovat mielestäsi virheellisiä,
käsittelemme tietojasi mielestäsi lainvastaisesti, mutta et halua, että poistamme ne kokonaan,
emme enää tarvitse tietojasi alkuperäiseen tarkoitukseen, mutta sinä tarvitset niitä oikeusvaateen laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen tai
olet vastustanut tietojesi käsittelyä (pyytänyt, että emme käsittelisi niitä lainkaan), mutta harkitsemme vielä lopullista päätöstä.
Suostumuksen peruuttaminen ja tietojen poistaminen
Jos olet antanut meille suostumuksesi yhteystietojesi säilyttämiseen tai tietojen keräämiseen suosittelijoiltasi, voit koska tahansa peruuttaa tällaisen suostumuksen ja pyytää meitä poistamaan tietosi.
Valitusoikeus
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä (ohjeet valituksen tekemiseen).
6. Säännönmukaiset tiedonlähteet
Saamme sinua koskevat tiedot lähtökohtaisesti sinulta itseltäsi.
Voimme saada sinua koskevia tietoja myös suosittelijoiltasi tai julkisista lähteistä (esim. LinkedIn), mutta vain jos olet antanut meille luvan tällaisten lähteiden käyttöön. Voimme lisäksi saada tietojasi erilaisissa rekrytointitapahtumissa joko suoraan sinulta tai tapahtumanjärjestäjältä, jos olet antanut tapahtumanjärjestäjälle luvan tietojesi edelleen luovuttamiseen.
7. Tietojen luovutukset
Käytämme päivittäisessä toiminnassamme työkaluja ja palveluita, joihin tallennamme tietoa, mukaan lukien henkilötietoja. Näistä tärkein on rekrytointiohjelma Teamtailor, mutta tietojasi tallentuu myös muualle. Olemme sopineet kaikkien näiden tahojen kanssa henkilötietojen käsittelyn säännöistä ja varmistaneet, että he noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.
Palveluntarjoajamme:
hakujärjestelmä (Teamtailor),
rekryviestintä (Google Gmail, Hubspot) ja
muu infrastruktuuri (Agileday, Google Drive, Slack, Leadoo).
Meillä on oikeus käyttää kolmansien osapuolien palveluita asiakasviestinnässä ja markkinoinnissa. Voimme siirtää henkilötietojasi (ks. kohta 4.) näitä tarkoituksia varten kolmansille osapuolille. Käyttämämme kolmannet osapuolet ovat velvoitettuja noudattamaan vähintään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisia vaatimuksia käsitellessään henkilötietojasi.
Asiakkaamme
Lupaavimpien konsulteiksi hakevien kanssa teemme “Raketti-CV:n”, jonka avulla voimme tarjota konsulttia asiakasprojekteihin jo rekrytointiprosessin aikana. Tämä ei voi tapahtua tietämättäsi, sillä pyydämme sinulta aina erikseen lupaa tällaisen CV:n lähettämiseen asiakkaallemme.
Voit myös muutoin pyytää meitä poistamaan tietosi, jos niiden säilyttäminen ei ole meille enää tarpeen.
8. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Käyttämämme palveluntarjoajat (Google) saattavat siirtää tietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolelle Yhdysvaltoihin.
Yhdysvallat – Privacy Shield
Kaikki palveluntarjoajamme, jotka voivat siirtää henkilötietoja Yhdysvaltoihin, ovat liittyneet EU:n ja Yhdysvaltain väliseen ns. Privacy Shield -ohjelmaan. Ohjelman tarkoituksena on varmistaa eurooppalaisten tietojen tietoturvallinen käsittely Yhdysvalloissa. Kyseiseen ohjelmaan sertifioituneet palveluntarjoajat takaavat korkeiden eurooppalaisten standardien mukaisen tietosuojan ja tietoturvan tason. Sertifioituneita palveluntarjoajia voit tarkastella täällä: www.privacyshield.gov/list.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietojesi turvallinen käsittely on meille tärkeää. Suojaamme tietosi mm. seuraavin tavoin:
Tietojasi ei pääse tarkastelemaan kukaan, jolle se ei ole työtehtävien vuoksi tarpeellista.
Tietoihisi pääsy edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa.
Tietojasi säilytetään tietoturvallisilla palvelimilla. Palvelimet on suojattu vahvasti sekä teknisiä että fyysisiä murtoja vastaan.
Tietojärjestelmämme on suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.
Tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti.
10. Muutokset
Ilmoitamme muutoksista tähän yksityisyydensuojakäytäntöön täällä.
Päivitetty 16.2.2024